Onboarding Prozesse: 7 Tipps, wie aus neuen Mitarbeitern echte Fans werden
Neue Mitarbeiter direkt in das Unternehmen zu integrieren und emotional zu begeistern, ist wichtiger denn je. Dies geht jedoch nur mit durchdachten Onboarding Prozessen, die zu Ihnen passen. Ich verrate Ihnen sieben Tipps, wie Sie die Einarbeitungsphase in Ihrem Unternehmen deutlich verbessern können.
Onboarding Prozesse im eigenen Unternehmen
Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Tag in der Schule, an der Uni oder auch als neues Mitglied im Sportverein? Jeder Anfang ist aufregend, manchmal sogar überwältigend. Da ist der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen keine Ausnahme.
Ein guter Start ist daher wichtig, damit sich neue Mitarbeiter nicht nur wohlfühlen und möglichst schnell produktiv arbeiten können, sondern vor allem auch, damit aus der Probezeit die endgültige Festanstellung wird – und das mit beidseitiger Zustimmung.
Schließlich kostet jede Suche nach einem neuen Kollegen neben Zeit auch Geld. Der Fachkräftemangel macht es zudem nicht einfacher, schnell geeignete Kandidaten zu finden.
Daher sind gut durchdachte Onboarding Prozesse für jedes Unternehmen essentiell. Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern passiert nämlich nicht einfach nebenbei und von allein.
Laut einer Umfrage von Haufe haben die wenigsten Unternehmen bisher einen professionellen Onboarding Prozess implementiert und dafür auch kein zusätzliches Budget zur Verfügung. Daher möchte ich Ihnen heute sieben einfache Tipps geben, mit denen Sie Ihren Onboarding Prozess verfeinern können, damit auch aus Ihren neuen Mitarbeitern schnell treue Fans werden.
7 Tipps für Ihre Onboarding Prozesse
Onboarding von neuen Mitarbeitern bedeutet weit mehr als nur die Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag. In der Regel handelt es sich um Prozesse, die über mehrere Wochen, idealerweise bis zum Ende der Probezeit laufen.
Auch ist der Sprung ins kalte Wasser nicht immer der richtige Weg, um neue Kollegen schnell ins Unternehmen zu integrieren. Es ist nicht ratsam, dem Mitarbeiter direkt das wichtigste Projekt auf den Tisch zu legen, bevor er sich in das Unternehmen und die Kultur einfinden konnte.
Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihre Onboarding Prozesse in sechs Schritten verbessern können:
Onboarding Prozesse beginnen vor dem ersten Arbeitstag
Zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag vergehen nicht selten mehrere Monate. Daher heißt es: Dem zukünftigen Mitarbeiter schon während dieser Zeit ein Zusammengehörigkeitsgefühl vermitteln.
Das kann auf unterschiedlichen Wegen passieren: Sie können dem neuen Kollegen schon vor Arbeitsantritt alle Informationen zum Unternehmen und seiner neuen Position zukommen lassen. Auch regelmäßig erscheinende Neuigkeiten, wie zum Beispiel ein Newsletter, sind eine gute Möglichkeit, schon vor dem ersten Tag tiefer in das Unternehmen einzutauchen. Der Einarbeitungsplan sowie kurze Infos zu den wichtigsten Ansprechpartnern gehören ebenfalls zu den Dokumenten, die ein neuer Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag erhalten sollte.
Üblicherweise übernimmt die HR-Abteilung oder der Personalverantwortliche diesen Teil des Onboardings.
Planen Sie den ersten Tag des Onboardings
Der erste Tag ist immer aufregend. Daher sollten Sie ihn für den neuen Mitarbeiter so angenehm wie möglich gestalten.
Dafür eignen sich Dinge, wie die wichtigsten Dokumente erledigen und relevante Informationen zu Arbeitszeiten, Park- und Essensmöglichkeiten sowie speziellen Unternehmensevents klären.
Des Weiteren ist natürlich ein sauberer und vollständig eingerichteter Arbeitsplatz ein Muss. Auch weitere Hilfsmittel, die der neue Kollege für einen produktiven Tag braucht, sollten bereits vorbereitet sein. Dazu zählen Geschäftssmartphone, Parkausweise und natürlich auch Stifte und Papier für Notizen.
Denken Sie auch über ein kleines Willkommensgeschenk nach, denn das hinterlässt auf jeden Fall einen positiven Eindruck!
Onboarding Prozesse mit Persönlichkeit
Damit sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt, rate ich Ihnen, die Einarbeitungsphase so persönlich wie möglich zu gestalten.
Dafür ist es wichtig, dass neue Kollegen neben der üblichen Führung durchs Unternehmen auch einen Mentor an die Seite gestellt bekommen, der für alle Fragen bereitsteht. Achtung: Der Mentor muss natürlich ausreichend freie Kapazitäten dafür haben. Es hilft nicht, wenn der neue Mitarbeiter zwar weiß, an wen er sich wenden kann, dieser aber selten oder gar keine Zeit hat.
Anerkennung gehört auch zum Onboarding
Anerkennung sollten Sie natürlich allen Mitarbeitern im Unternehmen zeigen. Aber auch in der Anfangsphase sind positives Feedback und Lob wichtige Bestandteile, um dem neuen Kollegen die Unsicherheiten zu nehmen.
Findet er sich schnell im Job ein? Erledigt er zugeteilte Aufgaben nach Ihren Vorstellungen? Zeigt er Eigeninitiative? Dann sagen Sie ihm das auch!
Holen Sie sich Feedback zu Unternehmens- und Onboarding Prozessen
Viele Mitarbeiter entscheiden in den ersten drei Monaten, ob sie dauerhaft im Unternehmen bleiben wollen. Nutzen Sie diesen Zeitraum intensiv, um sich regelmäßig Feedback von dem neuen Kollegen zu holen.
Auch Kritik gehört dazu und sollte ernst genommen werden. Nur wenn neue Mitarbeiter mit Ideen und Verbesserungsvorschlägen nicht auf taube Ohren stoßen, fühlen Sie sich gut aufgenommen und sind bereit, sich in das Unternehmen zu integrieren.
Dieser Zeitraum eignet sich ebenfalls gut, um speziell die Onboarding Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls anzupassen. Neue Kollegen können dazu das beste Feedback geben.
Kontaktmöglichkeiten während des Onboardings
Viele Chefs und Abteilungsleiter sind nach den ersten Tagen wieder so tief in die eigenen Projekte eingebunden, dass neue Mitarbeiter nicht mehr genügend Chancen haben, eventuelle Anliegen persönlich zu klären.
Sorgen Sie also dafür, dass Sie mit den neuen Kollegen in Kontakt bleiben. Regelmäßig geplante Meetings oder Telefonate helfen!
Entwickeln Sie spezielle Onboarding Prozesse
Große Unternehmen wie Google, Facebook und Co. haben schon längst erkannt, dass die Fluktuationsrate neuer Mitarbeiter mit einem ganzheitlich angesetzten Onboarding deutlich gesenkt werden kann.
Daher empfehle ich Ihnen: Entwickeln Sie Ihre eigenen Prozesse zur Einarbeitung und heben Sie sich damit von Ihren Konkurrenten ab.
Wie wäre es zum Beispiel mit einem Frühstück mit dem CEO? In gemütlicher Atmosphäre und bei leckerem Kaffee können sich alle Parteien auch auf persönlicher Ebene besser kennenlernen.
Oder Sie nutzen einen bestimmten Zeitraum, in dem neue Mitarbeiter unterschiedliche Abteilungen intensiv durchlaufen. Das hilft nicht nur bei der sozialen Integration aller Kollegen, sondern verstärkt das Verständnis der Unternehmenskultur und der Prozesse.
Werden Sie einfach kreativ und entwickeln Sie ein Onboarding, das zu Ihrem Unternehmen passt. Sie erhöhen damit die Chancen, die neuen Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.
Gute Onboarding Prozesse sind die halbe Miete
Egal wie gut Ihr Onboarding letztendlich ist, manchmal passen Mitarbeiter und Unternehmen einfach nicht zusammen. Dann heißt es: Erneut auf die Suche gehen! Wichtig ist jedoch, dass Sie einen guten Abschluss finden und den Mitarbeiter trotz Kündigung wertschätzend behandeln.Dazu gehört neben einer offenen Kommunikation auch das zeitnahe Ausstellen eines Arbeitszeugnisses. Denn vielleicht hat dieser Mitarbeiter ja genau den richtigen Kandidaten in seinem Bekanntenkreis und kann Ihnen doch noch den perfekten Bewerber vermitteln.
Doch bevor Sie wieder mehrere Monate für die Suche nach eben diesem Mitarbeiten investieren, denken Sie über eine Zusammenarbeit mit einem Personalberater nach. Ich gebe zu: Wir puzzeln gern und suchen Mitarbeiter und Unternehmen sorgfältig aus. Damit stehen die Chancen auf einen echten Fan als Mitarbeiter besser.
In meinem Beitrag "SAP Personalberatung: Wie Traumjob und Wunschkandidat zusammenfinden" habe ich Ihnen ausführlich zusammengefasst, wie Unternehmen trotz einer guten HR-Abteilung von einer Zusammenarbeit profitieren können. Kleiner Hinweis: Das gilt nicht nur für SAP Berufe!
Durchdachte Onboarding Prozesse können aus neuen Mitarbeitern echte Fans machen. Doch Sie sollten Zeit investieren und passende Abläufe für Ihr Unternehmen entwickeln, damit sich neue Kollegen bei der Einarbeitung direkt wohlfühlen. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie schon ein ganzheitliches Onboarding oder halten Sie das für übertrieben? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen in den Kommentaren.